Tips and phrases
Guide: Writing letters and emails in business English
Tips and phrases for professional communication
Written communication in English relies on standard expressions and idioms. This short guide lists the most frequently used phrases in English to make writing letters and emails easier for you.
A few key points
A common mistake when communicating in a foreign languages is to make things overly complicated. A few key points:
- Keep your sentences short and simple, especially in emails.
- Use the phrases in this guide.
- Don’t try to translate a message from your native language – leave the translation to the professionals at tolingo!
Wording letters and emails in English
Here’s a list of all the common phrases you’ll need to write a letter or email in English. No matter what you need to do – ask for a sample, make an appointment, request a written quotation, extend an invitation, say thank you, submit a complaint or apologise – you can find the right phrasing for your next English-language email or business letter here, helping you to leave the right impression.
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Salutations (how to begin a letter or email)
Englisch Deutsch To whom it may concern Sehr geehrte Damen und Herren, (für behördliche und äußerst förmliche Briefe; wörtlich: an den, den es betrifft) Dear Sir or Madam Sehr geehrte Damen und Herren Dear Mr/Ms Sehr geehrte/r Dear John/Sarah Liebe/r Hi / Hello John / Sarah Hallo -
Making an appointment
Englisch Deutsch I would welcome the opportunity to meet with you in person. Ich würde sehr gerne die Gelegenheit nutzen, Sie zu einem persönlichen Gespräch zu treffen. Would you like to get together for lunch / coffee / dinner to discuss this in person? Könnten wir uns einmal zum Mittag / auf einen Kaffee / zum Essen treffen, um diese Thematik genauer zu erörtern? When are you free this week? Wann passt es Ihnen diese Woche? It would be great if we could arrange to meet sometime. When are you available? Es wäre schön, wenn wir es schaffen könnten uns zutreffen. Wann passt es Ihnen? -
Asking for information
Englisch Deutsch I would be grateful if you would send me some information on… Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir einige Informationen bezüglich … zusenden könnten. I would be interested to find out more about… Ich wäre an weiteren Informationen über your products / your services / your offers. Ihre Produkte / Ihre Dienstleistungen / Ihre Angebote interessiert. Please could you send me… Könnten Sie mir … a brochure / a catalogue / your current price list? eine Broschüre / einen Katalog / Ihre aktuelle Preisliste zusenden? -
Requesting something
Englisch Deutsch I would be grateful if you would… Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … Would you / Could you please... Würden / Könnten Sie bitte … It would be great if you would… Es wäre toll, wenn Sie … I am pleased to confirm that… Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können … I just wanted to… Ich wollte … confirm the meeting / our appointment nur den Termin / unsere Verabredung bestätigen. -
Referring to attachments / enclosures
Englisch Deutsch Please find attached… Im Anhang finden Sie … auf Englisch Please find enclosed… In der Anlage finden Sie … -
Congratulating someone
Englisch Deutsch I would like to wish you a very happy… Ich möchte Ihnen herzlichst zum … I am writing to send you my warmes congratulations on… Auf diesem Wege möchte ich Ihnen meine besten Glückwünsche übermitteln zu … your promotion /anniversary / new venture / new job. Ihrer Beförderung / Ihrem Jubiläum / Ihrem neuen Projekt / Ihrem neuen Job. I wish you all the best for… Ich wünsche Ihnen alles Gute … your retirement / new job. für Ihre Pensionierung / in Ihrem neuen Job. -
Inviting someone to an event
Englisch Deutsch You are warmly invited to… Sie sind ganz herzlich eingeladen zu … I would be delighted if you would join us / me for… Ich würde mich sehr freuen, wenn Sie unserer / meiner Einladung folgen würden und wir/ ich Sie bei … begrüßen dürfen / darf. Would you like to… Würden Sie … -
Thanking someone for an invitation, RSVPing or setting a date
Englisch Deutsch Thank you very much for your kind invitation to… Vielen herzlichen Dank für Ihre Einladung zu … Unfortunately, I have a previous engagement on that day and won't be able to come. Leider habe ich an dem Tag schon einen Termin und habe deshalb keine Zeit. I would be delighted to come and am looking forward to seeing you. Ich möchte sehr gerne teilnehmen und freue mich darauf, Sie zu treffen. Please let me know if Monday suits you. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es Ihnen am Montag passt. Please let me know if Tuesday at 9:00 AM would be convenient for you. Bitte lassen Sie mich wissen, ob es Ihnen am Dienstag um 9 Uhr passt. -
Giving good news
Englisch Deutsch We are pleased to inform you that… Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass … We are pleased to announce… Wir freuen uns bekannt geben zu können … I am writing to let you know the good news that… Ich möchte Ihnen die gute Nachricht mitteilen, dass … It is our pleasure to… Wir freuen uns … -
Giving bad news
Englisch Deutsch I (deeply) regret to inform you that… Ich bedauere Ihnen mitteilen zu müssen, dass … Unfortunately we have no choice but to… Bedauerlicherweise haben wir keine andere Wahl als … We are sorry but… Es tut uns leid, aber … -
Apologizing
Englisch Deutsch I would like to express my sincere thanks for… Ich möchte Ihnen meinen tiefen Dank aussprechen für … I am deeply grateful for… Ich bin zutiefst dankbar für … Thanks very much for… Vielen Dank für … Your product / your service regretably did not meet my expectations. Ihr Produkt / Service hat leider nicht meinen Erwartungen entsprochen. I am (deeply) disspointed in… Ich bin absolut unzufrieden mit … I regret that I must call your attention to… Ich bedauere Ihnen mitteilen zu müssen, dass … I would be grateful if you could look into this. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie sich folgendes noch einmal ansehen könnten. Please accept my sincere apologies for… Ich bitte Sie aufrichtig um Entschuldigung für … the misunderstanding / the mistake. dieses Missverständnis / diesen Fehler. I apologise for any inconvenience that this may cause / have caused. Ich entschuldige mich für alle Unannehmlichkeiten, die Ihnen hierdurch möglicherweise entstanden sind / entstanden sind. I am very sorry about… Ich bedauere, dass … Sorry about… Entschuldigen Sie bitte … the mix up / misunderstanding / mistake. die Verwirrung / das Missverständnis / den Fehler.
English greetings and closing phrases in letters and emails
Learn which greetings and closing phrases you should use for an email or letter in English. This information is for anyone who wishes to avoid coming across as rude due to their lack of knowledge of formal requirements and who wishes to convey respect to their correspondent in their opening remarks. An overly personal greeting may leave a bad impression on your recipient. The same applies to closing remarks in letters and emails. Learn why you should phrase a letter to a government agency differently than one to someone you know. Our guide to the correct greetings and closing phrases for letters and emails will help you to avoid any potential faux pas in your future English correspondence.
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Referring to a previous topic
Englisch Deutsch I am writing to enquire about… Ich würde gerne ein paar Informationen über … erhalten I am writing to request… Gerne würde ich von Ihnen … I am writing in reference to your… Bezugnehmend auf … letter dated… Ihren Brief vom … advertisement Ihr Angebot enquiry Ihre Anfrage Further to our telephone conversation / meeting / discussion… Bezugnehmend auf unser Telefonat / Gespräch / Meeting / Besprechung … -
Change of address
Englisch Deutsch I am writing to inform you of my new address which will take effect from the 29th of March… Hiermit möchte ich Ihnen meine neue ab dem 29. März gültige Adresse mitteilen … With effect from 3 July 2021, our new address is: … Ab dem 3. Juli 2021 lautet unsere neue Adresse: … As of 3rd November, our new address is: … Ab dem 3. November lautet unsere neue Adresse: … -
Giving someone your email address
Englisch Deutsch Please note that I have a new e-mail address. Bitte beachten Sie, dass ich eine neue E-Mail-Adresse habe. You can contact me at the following e-mail address: Sie können mich unter folgender E-Mail-Adresse erreichen: Please note my new e-mail address as of 12 December: xy@xxx.net Bitte nehmen Sie meine neue ab dem 12. Dezember gültige E-Mail-Adresse zur Kenntnis: xy@xxx.net -
Out-of-office message
Englisch Deutsch Please note that I will be out of office from… until… and will not be checking my e-mail. I will deal with any messages when I return. Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass ich vom … bis zum … nicht arbeite und meine E-Mails nicht abrufen werde. Nach meiner Rückkehr werde ich alle eingegangenen E-Mails bearbeiten. -
Email small talk
Englisch Deutsch How are you? Wie geht es Ihnen ? I hope you are well. Ich hoffe, alles läuft soweit gut. It was good to… Es war schön, see you at… / talk to you on…. Sie bei … zu treffen / mit Ihnen über … zu sprechen. I hope you enjoyed… Ich hoffe, Sie haben ... the conference / our holiday / the party. auf der Konferenz viel neuen Input bekommen / Ihren Urlaub genossen / sich auf der Party amüsiert. -
Signing off in emails and letter
Englisch Deutsch If you have any further questions, please don’t hesitate to contact me. Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren. Please feel free to call me on (telephone) or at (email), if you require any further information. Sie können mich auch jederzeit telefonisch oder per E-Mail erreichen, wenn Sie noch weitere Informationen benötigen sollten. I would be grateful if you would get in touch with me (as soon as possible). You can reach me on (…) Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie sich so schnell wie möglich mit mir in Verbindung setzen könnten. I very much look forward to hearing from you. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören. I look forward to working with you in the future. Ich freue mich darauf, mit Ihnen zukünftig zusammenzuarbeiten. Yours sincerely, Mit freundlichen Grüßen Yours faithfully, Mit freundlichen Grüßen Sincerely yours, Mit freundlichen Grüßen Kind regards, Viele Grüße Best regards, Beste Grüße Best wishes, Beste Grüße (informell) All the best, Alles Gute (informell) Yours, Ihr / Ihre (informell) Thanks, Vielen Dank! *Bei den englischen Schlussformeln gilt es auch die Unterschiede bei der Zeichensetzung zu beachten. Im Gegensatz zur deutschen Grammatik muss im Englischen hinter der Schlussformel ein Komma gesetzt werden!
The advantages of having your letter professionally translated
Do you still handwrite letters? When you entrust your private correspondence to tolingo, you know you’re in good hands. Our translators work hard not only to produce error-free translations of your letters and texts, but also to ensure all linguistic nuances are conveyed perfectly in the target language. No matter where your handwritten communication is headed, we can translate it – into English, Spanish, French and many other languages.
